Kaip efektyviai įdiegti verslo valdymo sistemą mažoje įmonėje?

Verslo valdymo sistemos (VVS) įdiegimas gali kelti iššūkių net ir mažoje įmonėje, jeigu jis nėra atliekamas efektyviai. Tačiau, su tam tinkamu pasiruošimu ir gerųjų praktikų laikymusi, šis procesas bus paprastas bei sklandus. Šiame straipsnyje aptarsime svarbiausius žingsnius diegiantis verslo valdymo sistemą mažo dydžio įmonėse.

1. Verslo analizė ir poreikių nustatymas

Pirmasis žingsnis prieš pradedant diegtis VVS yra išsami įmonės procesų analizė. Šis procesas yra būtinas, kad nustatytumėte, kokie yra Jūsų verslo proceisai ir poreikiai. Kiekvienos įmonės poreikiai skiriasi priklausant nuo jų veiklos, darbo eigų, pramonės šakos, esamų problemų ir dar kitų veiksnių. Tad, šis žingsnis padės Jums suformuoti aiškius reikalavimus norimai sistemai, nepamirštant visų reikalingų funkcijų, tuo pačiu išvengiant pernelyg sudėtingų ir brangių sprendimų.

2. Verslo valdymo sistemos pasirinkimas

Žinodami įmonės reikalavimus verslo valdymo sistemai, galėsite pradėti rinktis ir lyginti skirtingus sprendimus. Svarbu atsižvelgti ne tik į sistemos funkcionalumą, bet ir į naudojimo paprastumą, techninę pagalbą ištikus problemoms, augimo galimybes ateityje bei, žinoma, kainą. Egzistuoja daugybė skirtingų ERP sistemų, tačiau ne visos yra tinkamos mažiems verslams, kurie tikisi plėstis ateityje.

3. Bendradarbiavimas su specialistais

Norint užtikrinti sklandžiausią diegimo procesą, verta pagalvoti apie bendradarbiavimą su patyrusiais VVS diegimo specialistais. Jie išanalizuos Jūsų įmonės poreikius, suplanuos diegimo procesą, sukonfiguruos sistemą pagal verslo procesus, apmokys darbuotojus bei teiks konsultacijas po įdiegimo. Kai kurie partneriai siūlo fiksuotos kainos diegimo planus mažiems ir vidutiniems verslams, su kuriais sistema bus paruošta naudojimui per trumpiau negu mėnesį!

4. Darbuotojų apmokymas

Vienas iš svarbiausių žingsnių diegiant VVS yra darbuotojų apmokymas. Net ir pačios paprasčiausios sistemos turėtų įtraukti apmokymo procesą, kad užtikrintumėte, jog darbuotojai jos funkcijas išnaudos visu 100%.

5. Duomenų perkėlimas

Dauguma mažų įmonių jau turi tam tiką duomenų bazę – tai gali būti tiesiog Excel dokumentas arba trečiųjų šalių saugykla. Diegiantis VVS, būtina užtikrinti, kad visi reikalingi duomenys bus teisingai perkelti į naują sistemą. Tai apima klientų ir darbuotojų duomenis, kontaktinę informaciją, finansinius dokumentus, atsargų sąrašus ir kt. Dalis šių duomenų bus itin privatūs, tad migracijos procesas turi būti kiek įmanoma saugesnis bei kruopštesnis.

6. Testavimas

Prieš startuojant su naująja sistema pilnu pajėgumu, svarbu ją pilnai ištestuoti. Tai padės rasti bet kokias klaidas arba trūkumus ir juos ištaisyti kuo anksčiau. Testavimas turėtų būti atliekamas tiek specialistų, kurie diegė sistemą, tiek pačių darbuotojų, kurie ja naudosis kiekvieną dieną. Pavyzdžiui, įmonės apskaitininkai turėtų ištestuoti apskaitos funkcionalumą, pardavimo komanda – CRM sistemą, ir panašiai.

7. Palaikymas ir atnaujinimai

Įdiegus verslo valdymo sistemą, įmonės turėtų užtikrinti, kad sistema būtų reguliariai atnaujinama ir prižiūrima. Tai padeda išvengti techninių problemų, kurios gali atsirasti ilgainiui. Taip pat, tokiu būtdu užtikrinsite, kad sistema išliktų saugi ir įtrauktų visas naujausias galimybes. Įmonei augant, sistemą galima atnaujinti pagal besikeičiančius Jūsų verslo arba pramonės šakos poreikius.

Išvada

Verslo valdymo sistemos gali būti be galo naudingos mažoms įmonėms, didindamos jų procesų efektyvumą ir darbuotojų produktyvumą, kas padeda augti. Tačiau, tai yra reikšmingas žingsnis, kurį reiktų atlikti apgalvotai ir suplanuotai. Šie 7 žingsniai padės Jums tai padaryti kaip įmanoma efektyviau, kad VVS diegimas atneštų maksimalią naudą Jūsų įmonei!